Inbox zero

Ich möchte Euch von einem kleinen Erfolgserlebnis berichten. Ein Bereich in dem ich es geschafft habe, meine Gewohnheiten zu ändern, an einem kleinen Rädchen zu drehen um zufrieden festzustellen, dass es nach ein paar Wochen ganz mühelos von alleine klappt.
Was das ist?

Das ist meine Inbox, mein Mail-Posteingang (Ansicht auf dem Handy):

Ich habe mir angewöhnt, in meinen Mails "Ordnung" zu halten. Es war zwar zu Beginn etwas Arbeit, aber wenn mal man an diesem Punkt ist, ist es wirklich leicht.

Eine leere Inbox fühlt sich sehr befreiend an, keine Mails, die ich noch beantworten müsste, aber irgendwie übersehen habe oder die in Vergessenheit geraten sind. Keine (o.k. fast keine) unnötigen Newsletter mehr, die mir den Posteingang zumüllen. 

Wie ich das gemacht habe?

• Jedes mal, wenn ein Newsletter ankam, der mich nicht wirklich hundertprozentig angesprochen hat, habe ich ihn abbestellt (das geht ganz einfach: in der Mail ganz nach unten scrollen und auf den "unsubscripe / abmelde-Button" klicken). So wurden es nach und nach immer weniger.
• Auch bei Facebook und Co habe ich meine Einstellungen so verändert, dass ich nur noch die Infos per Mail bekomme, die ich auch wirklich möchte. 
• Werbung krieg ich zum Glück eh kaum, da mein Mailprogramm die direkt in den Spamordner steckt. Diesen lösche ich einfach von Zeit zu Zeit komplett. (Wer dem nicht traut, schaut vor dem Löschen einmal kurz die Absender durch. Dann aber weg damit!)
• Was nun noch im Posteingang liegt, braucht entweder Zeit oder Mut: Entweder ihr klickt Euch von oben nach unten einmal durch (dass kann aber je nach dem Stunden dauern) und löscht, was inzwischen erledigt oder veraltet ist oder ihr seid mutig und löscht einfach alles. ;o)
• Oder Ihr entscheidet Euch doch besser für die dritte Variante, zieht einfach einen Strich unter die bisherigen Mails und schiebt sie alle komplett in den "Archiv" / "Alle Nachrichten" Ordner.
  Diesen müsst ihr davor natürlich erst anlegen, wenn er bei eurem Mailprogramm nicht schon vorgegeben ist. 
• Nun startet ihr frisch mit einer leeren Inbox. Das ist vielleicht ein bisschen geschummelt, aber das verschafft Euch erst mal ein Erfolgserlebnis und die alten Mails könnt Ihr ja mal durchforsten, wenn Euch wirklich furchtbar (!) langweilig ist.
• Ich hab mich für eine Mischung aus "durchgehen und sehr viel löschen" und "den Rest ins Archiv schieben" entschieden. Und das hat wirklich gut funktioniert.

Und nun ist sie da, die leere Inbox. "Keine E-Mails" zeigt es bei mir dann an. WOW! Fühlt sich gut an!

Aber versprochen, das bleibt nicht lange so. Bald flattert wieder neue Post ins Haus. Und dann?

Wenn ich meine Mails runterlade (und das tue ich täglich),dann gibt es nur drei Möglichkeiten:

• Die Mail ist unnötig, Müll, Werbung oder nur zur Information. Direkt löschen. Und versucht, diese Option sehr großzügig zu nutzen. 
• Die Mail sollte noch beantwortet werden oder es steht etwas Wichtiges drin oder sie soll mich an etwas erinnern . In der Inbox lassen. Und zwar so lange, bis es sich erledigt hat oder ihr die Mail beantwortet habt. Dann ebenfalls löschen oder ins Archiv schieben (siehe nächster Punkt).
• Alle übrigen Mails, die Ihr mal wieder brauchen könntet oder die Euch wichtig sind schiebt ihr in euer "Archiv" (bei mir heißt dieser Ordner "Alle Nachrichten"). Ich habe keine anderen Unterordner. Nur diesen einen.
  Ist das nicht furchtbar chaotisch? Ich finde nicht, denn alle Mails sind an einem Platz und wenn ich etwas suche, dann finde ich es über die Suchfunktion (Betreff, Absender, "An",...) immer schnell wieder. Und wenn Ihr Punkt eins beachtet und großzügig gelöscht habt, dann wächst dieser Ordner auch nicht innerhalb von Wochen ins Unendliche.

Hin und wieder sollte man sich dann auch wirklich die Zeit nehmen und die Mails, die dann noch in der Inbox sind und die mit einer Art "Aktion" (beantworten, Fotos speichern, Termin eintragen,...) verknüpft sind, auch erledigen. Dann ebenfalls löschen oder archivieren, damit immer wieder die INBOX ZERO ist.

Was für ein gutes Gefühl!

P.S. Mein Mann hat mich freundlich darauf aufmerksam gemacht, dass "Inbox zero" von Merlin Mann (klick) geprägt wurde (einem seiner "Helden"). Ich dachte, dass sei ein allgemein gültiger Ausdruck... wie gut ist es doch, wenn man einen belesenen Informatiker im Rücken sitzen hat. ;o)